Las cartas de reclamo pueden ser una forma efectiva de resolver problemas relacionados con un mal producto o una mala experiencia de servicio al cliente. Una carta bien escrita tiene el poder de captar la atención adecuada y producir resultados. Al tomarse el tiempo para redactar una carta de queja reflexiva, puede mostrar que está seriamente interesado en buscar una solución al problema. Aplique los consejos proporcionados aquí y sabrá cómo escribir una carta de reclamo que obtenga resultados.
Consejos para escribir una carta de reclamo efectiva
- Comience con cortesía
Los modales realmente importan. Es más probable que su destinatario preste atención a las cartas cordiales. Por otro lado, las cartas que contienen amenazas y TODO EN MAYÚSCULAS se responden con lo mínimo posible. O directamente no se responden.
Si su carta contiene algún tipo de grosería, es probable que se ignore, y algunas que pueden considerarse amenazantes se entregan a las autoridades. Los correos electrónicos y las cartas más efectivas son muy cortos, con una media de 500 palabras como máximo. Incluyen todos los detalles necesarios para rastrear su problema.
- Haga una pregunta
Su solicitud debe estar en forma de pregunta. La pregunta debería ser del tipo “¿Cómo se arregla esto?”. Indique exactamente lo que desea que se haga y cuánto tiempo está dispuesto a esperar una respuesta. Otra frase clave es “Deseo presentar una reclamo en los términos más fuertes posibles sobre…”. La pregunta debe ser clara y fácil de entender. También ayuda si es genuina y no contiene sarcasmo.
- Explique el problema
Debe indicar las razones por las que está escribiendo la carta. Destaque los hechos que incluyen la hora, fecha y lugar donde compró o recibió los servicios. El lector debe poder entender el punto leyendo las primeras frases, por lo tanto, es importante no andarse con rodeos. Explíquese bien y sea detallado para captar la atención del lector.
- No culpe a la persona con la que está tratando
Al escribir su carta, es importante que sea cortés en todo momento. No importa cuán justificada pueda ser su queja, no permita que su carta se vuelva enojada, sarcástica o amenazante. Tenga en cuenta que la persona que lea su carta a menudo no será la responsable del problema.
- Demuestre que está informado
La mejor oportunidad de que su reclamo sea escuchada es si puede convencer a la empresa de que no siguió sus propias reglas o incumplió la ley. Si su carta de queja no logra los resultados que esperaba, considere escribir otra carta con un tono más firme o intente escribir a alguien de mayor jerarquía en la cadena de mando.
Modelo de carta de queja
Nombre del remitente
Título o cargo del remitente
Nombre de la organización del remitente
Dirección del remitente
Ciudad, Estado, Código Postal
Fecha: DD/MM/AAAA
Nombre del destinatario
Posición o título del destinatario
Nombre de la organización del destinatario
Dirección del destinatario
Ciudad, Estado, Código Postal
Estimado/a señor/a,
Le escribo esta carta para llamar su atención sobre mi insatisfacción con la calidad de los servicios prestados por (nombre del negocio). Me refiero a los servicios que recibí el DD/MM/AAAA y quiero hacerle saber que estaba muy molesto/a con el desempeño de su personal. Me atendieron de manera ineficiente y no mostraron el interés que deberían tener al tratar con clientes habituales.
He sido un/a cliente/a regular de su negocio, pero ahora estoy completamente decepcionado/a. Espero servicios de calidad de su parte y le pido que aborde este problema con atención inmediata. Espero una compensación completa y espero su respuesta en el menor tiempo posible.
Atentamente,
Escriba su nombre aquí
Modelo- Carta de reclamo
De,
Mike Morgan
346, Calle Vine
Los Angeles
Para,
Jake Paul
Gerente de Sucursal
Lucy Stores Calle
Vine Los Angeles
10 de julio de 2019
Estimado Sr. Paul,
Compré una lavadora de 9 litros en su tienda el 25 de junio de 2019 por $500. Recibí el producto el 26 de junio en mi domicilio y su miembro de soporte técnico completó la configuración y la instalación.
Empecé a usar la máquina y el 27 de junio me di cuenta de que el secador no funcionaba correctamente. Llamé a su servicio al cliente, un técnico vino, realizó la reparación y garantizó que funcionaría bien. Pero el problema persistió.
He intentado comunicarme con el servicio al cliente pero no responden. El producto está bajo garantía de dos años. Le solicito que por favor revise este asunto. Por favor, reemplace el producto lo antes posible.
Adjunto una copia del recibo de compra y la tarjeta de garantía junto con esta carta. No dude en ponerse en contacto conmigo en xyx@gmail.com.
Gracias,
Mike Morgan