Una carta de cancelacion es una carta formal que informa al lector sobre la cancelación de un evento que su empresa había organizado. Las cartas de cancelacion suelen ser difíciles de escribir, pero son importantes para informar a los asistentes de manera respetuosa sobre por qué se ha producido la cancelación y sobre los próximos pasos siguientes a la cancelación del evento. Hay detalles clave que las cartas de cancelación incluyen para informar con éxito y respeto a los asistentes sobre información esencial. A continuación se presentan las características clave de las cartas de cancelación:
- aviso de la cancelación
- la razón de la cancelación
- los próximos pasos que el asistente debe tener en cuenta
- detalles sobre el reembolso (si corresponde)
también saber más: Cómo escribir una carta de recomendación
Pasos para escribir una carta de cancelacion
Una carta de cancelacion de muestra generalmente sigue los pasos mencionados a continuación:
- La mitad superior de la carta contendría la fecha, el nombre del representante de la empresa (si se conoce), el nombre y la dirección de la empresa.
- Escriba la línea de asunto como “Carta para cancelar el número de pedido/membresía/contrato, etc.”
- En el párrafo de apertura del cuerpo, se debe deletrear explícitamente el propósito principal de la carta, que es la cancelación de algo, sin rodeos. La intención en este párrafo debería ser transmitir el mensaje primero.
- Al declarar el propósito principal en el párrafo de apertura, no olvide proporcionar los detalles de identificación necesarios de lo que le gustaría cancelar, como el número de pedido, el número de reserva, etc.
- El segundo párrafo debe tener la intención de expresar la razón de la cancelación y, por lo tanto, hay más flexibilidad en el uso de tantas palabras como sea necesario, pero no debe ser mal utilizado. Trate de transmitir la razón de manera clara, concisa y precisa. Si la razón es la insatisfacción, exprésela de manera educada pero firme.
- En el párrafo final, proporcione un aviso de 30 días antes de que la cancelación entre en vigor y solicite una carta de confirmación de la cancelación. Si cree que ha causado alguna inconveniencia a la otra parte con su repentino cambio de opinión, escriba una breve disculpa.
- Si es una carta para cancelar una membresía o suscripción, no olvide revocar la autorización de los proveedores de servicios para retirar pagos de su cuenta bancaria. También puede mencionar qué acción legal tomará en caso de que la otra parte no cumpla. Finalmente, termine la carta con su firma en la parte inferior.
Ejemplo de carta de cancelación
Para:
Sr. Mark Peterson
Gerente
Apartamento Groove, 50-B, Square Road,
Londres.
Fecha: 15 de agosto de 2019.
Asunto: Notificación de cancelación de arrendamiento
Estimado señor:
Le escribo esta carta con la intención de informarle que vamos a desocupar la casa nº 109 del Apartamento Groove el 1 de septiembre de 2019. Había firmado un contrato de arrendamiento con usted el 1 de septiembre de 2017. Nos mudaremos antes del 5 de septiembre de 2019. Por lo tanto, le ruego que cancele nuestro contrato de arrendamiento a partir de ahora.
Nuestra nueva dirección es Hudson Villa, 89-K, Londres, a la que puede enviar la fianza dentro del plazo establecido. Antes de partir, revisaremos minuciosamente la casa en busca de daños y reparaciones. Sin embargo, después de que nos vayamos, por favor inspeccione la casa en busca de cualquier daño y repórtelo si encuentra alguno.
Nos aseguraremos de pagar todas las facturas antes de irnos. Sin embargo, si nos olvidamos de alguna, por favor, no dude en enviárnoslas a nuestra nueva dirección.
Puede ponerse en contacto con nosotros al (número de teléfono) para concertar una cita para devolver las llaves.
Atentamente,
Elsie Rose.
Formato de carta de cancelación
[Su nombre]
[Su empresa]
[Dirección de su empresa]
[Detalles de contacto de su empresa]
[Nombre del asistente]
[Sus detalles]
Estimado/a Señor/a, Le escribo en nombre de [nombre de la empresa] para informarle de la lamentable cancelación del [nombre del evento] que estaba programado para el día [fecha del evento]. Nos disculpamos sinceramente por esta cancelación y esperamos reorganizar el evento de nuevo en un futuro cercano.
Lamentablemente, nuestro [nombre del evento] fue cancelado recientemente como resultado de [razón de la cancelación del evento]. Esperamos que para futuros eventos, podamos tomar medidas activas para evitar que este problema se repita y asegurarnos de que nuestros próximos eventos de la empresa programados puedan seguir adelante según lo planeado. Aquí en [nombre de la empresa], esperábamos su asistencia a nuestro [nombre del evento] y esperamos ver que se registre para futuros eventos organizados por nosotros.
Somos conscientes de que muchos de nuestros asistentes contribuyeron con recursos y pagos financieros para nuestro evento. Ahora estamos trabajando en emitir los reembolsos correspondientes a usted lo más rápido posible. Si desea discutir el proceso de recepción de su reembolso o si surge algún problema relacionado con esto, no dude en contactarnos directamente.
Una vez más, por favor, acepte nuestras disculpas por la lamentable cancelación de nuestro [evento]. Esperamos sinceramente verlo/a en uno de nuestros otros próximos eventos en un futuro cercano.
Saludos cordiales,
[Su nombre]